Es el inicio del año, un tiempo ocupado para la mayoría de los departamentos de recursos humanos. Es muy probable que esté en medio de la definición del presupuesto de departamento para este 2019.

En esta era digital, las organizaciones están prestando más atención que nunca a la competitividad para atraer y mantener el talento. Los altos ejecutivos ya han aprendido que el capital humano no es un gasto, sino la oportunidad de la organización de ofrecer grandes rendimientos de productividad, innovación y compromiso de parte del cliente.

¿Cómo debería de comenzar a realizar su presupuesto para el área de recursos humanos?

¿Presupuesto incremental o basado en cero?

Antes que cualquier cosa, es importante determinar las mejores prácticas de su organización para elaborar un presupuesto. En muchas organizaciones, la elaboración de presupuestos se realiza generalmente tomando el presupuesto del año pasado y ajustándolo hacia arriba o hacia abajo según las expectativas razonables. Esto se conoce como presupuesto incremental.

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Hay otro enfoque que se puede tomar para presupuestar, es conocido como el presupuesto basado en cero (ZBB por sus siglas en inglés). Con este esquema se comienza con un pizarrón en blanco y los presupuestos anteriores no se toman en cuenta, aunque aún necesitará conocer sus costos reales para cada categoría en el presente año. Cada elemento agregado a un presupuesto ZBB se considera como si fuera un gasto completamente nuevo, y deberá justificarse teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la organización. Un presupuesto de este estilo puede ayudar a las organizaciones a alcanzar costos más bajos al revisar cada gasto proyectado bajo una perspectiva rigurosa.

El presupuesto de tipo ZBB probablemente parezca mucho más trabajo que un presupuesto incremental, sin embargo, de acuerdo con Deloitte, desde el 2008 cada vez más organizaciones recurren a este estilo de presupuesto para obtener un nuevo enfoque y una nueva forma de pensar acerca de los gastos.

Egresos del área de recursos humanos

Es una buena idea tener una visión general de las categorías de gastos que debe incluir en su presupuesto antes de comenzar, especialmente si está elaborando su presupuesto con un enfoque basado en cero.

Estas son las categorías generales que debe tener en cuenta en su presupuesto de recursos humanos:

Reclutamiento y contratación: Asegúrese de tener los fondos necesarios para mantener una fuerza laboral talentosa. Debe incluir la publicidad en bolsas de trabajo, los honorarios de las agencias de reclutamiento y en caso de tener, el costo de mantener el sistema de seguimiento de aplicantes a través del sitio web de la empresa. Calcule sus costos en entrevistas, exámenes psicométricos, verificación de antecedentes y antidopaje. Finalmente, incluya los costos asociados con su programa de inducción, ya que es el último paso en un proceso de contratación.

Compensación y beneficios: esta categoría incluye todo lo relacionado a los planes de compensación de sus empleados. Debe incluir los salarios, el pago de horas extra, el pago de incentivos y los costos de nómina. También debe incluir el costo de mantener actualizada su investigación de compensación competitiva a través de consultores y encuestas. En lo que respecta a los beneficios, recuerde incluir los seguros médicos, dentales, de la vista, así como el seguro de vida y el financiamiento por discapacidad a corto y largo plazo. Si maneja un plan de comedor, incluya los costos de administración, así como cualquier beneficio voluntario ofrecido. Finalmente, no olvide incluir los costos de los ahorros, las aportaciones, así como los costos en los que incurra al administrar los planes de jubilación.

Capacitación y desarrollo: La capacitación y el desarrollo es un área clave del capital humano, especialmente importante para las generaciones más jóvenes de trabajadores. En esta categoría, querrá incluir sus gastos anticipados de capacitación foránea (matriculación, viajes y viáticos), el costo de llevar a cabo la capacitación de manera local (salarios de los capacitadores o los honorarios de los consultores) y la capacitación en línea. También querrá incluir cualquier software de administración del aprendizaje que vaya a utilizar recursos humanos. Finalmente, recuerde incluir el costo de mantener las certificaciones de los empleados, si es que aplica.

Gestión del talento y relaciones con los empleados: Los gastos en esta categoría incluyen la administración del talento y el sistema de evaluación del desempeño, los programas de reconocimiento y recompensa a los empleados, la planificación de la sucesión de puestos, las encuestas de satisfacción, los programas de retención, los consultores y abogados de relaciones laborales y la estrategia de comunicación interna.

Seguridad y bienestar de los empleados: esta categoría debe incluir el costo de todo lo requerido para cumplir con las normas de seguridad, así como la capacitación de seguridad e higiene en el lugar de trabajo. Los programas de salud, como el ayudar a los empleados a dejar de fumar o perder peso, deben incluirse aquí. También se debe incluir el costo de mantenimiento y equipamiento de cualquier gimnasio que se tenga en las instalaciones.

Estas son las categorías principales que se deben de incluir a la hora de realizar un presupuesto del área de Recursos Humanos. ¿Cómo haces tú el presupuesto en tu empresa? ¿Tomas como base el presupuesto del año pasado o comienzas desde cero? ¿Incluyes todas estas categorías o sólo algunas?