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14 preguntas respondidas sobre trabajar de manera remota o desde casa


Se espera que la pandemia de coronavirus cambie fundamentalmente la forma en que muchas organizaciones operen en el futuro previsible. A medida que los gobiernos y las empresas de todo el mundo les dicen a quienes tienen síntomas que se pongan en cuarentena y que todos los demás practiquen el distanciamiento social, trabajar de manera remota será nuestra nueva realidad. ¿Cómo afrontarán las empresas este cambio repentino?

Tsedal Neeley, profesor de Harvard Business School, ha pasado dos décadas ayudando a las empresas a aprender a administrar equipos remotos. En este artículo presentamos algunas de las preguntas que se le hicieron en una videollamada recientemente. Neeley ofrece orientación sobre cómo trabajar productivamente en casa, administrar reuniones virtuales y liderar equipos en este momento de crisis.

¿Están las organizaciones preparadas para esta transición repentina?

La escala y el alcance de lo que estamos viendo, con organizaciones que piden a las personas que trabajen desde casa muy rápidamente, no tiene precedentes. Entonces, no, las organizaciones no están preparadas para esto.

¿Qué es lo primero que pueden hacer los líderes y gerentes para ayudar a sus empleados a prepararse?

Conseguir la infraestructura correcta. ¿Las personas tienen la tecnología necesaria o acceso a ella? ¿Tienen computadora portátil? ¿Podrán los que tienen [computadora portátil] conectar fácilmente sus organizaciones? ¿Tendrán el software que necesitan para poder trabajar, tener videoconferencias, etc.? ¿Qué pasa con los empleados que no tienen computadoras portátiles o dispositivos móviles? ¿Cómo se asegura de que tengan acceso a los recursos que necesitan para trabajar? Los gerentes tienen que asegurarse muy rápidamente de que todos los empleados tengan acceso completo, para que nadie se sienta abandonado.

¿Qué deben hacer las personas que no están acostumbradas a trabajar de manera remota para prepararse psicológicamente?

Desarrollar rituales y tener una forma disciplinada para manejar el día. Programar una hora de inicio y una hora de término. Tener un ritmo. Ducharse, vestirse incluso si no es lo que usas normalmente para ir al trabajo, y luego comenzar las actividades del día. Si está acostumbrado a moverse físicamente, asegúrese de incorporarlo a su día. Si es extrovertido y está acostumbrado a mucho contacto y colaboración con otros, asegúrese de que así suceda. Pregúntese: ¿Qué puedo hacer para no sentirme solo o aislado y permanecer saludable, productivo y vibrante? Cree eso para usted mismo.

Recuerde que en realidad puede disfrutar trabajar desde casa. Puede poner la música que le gusta. Puede pensar con flexibilidad sobre su tiempo. Puede ser divertido. En cuanto a los gerentes, necesitan manejar a las personas. Asegúrese no solo de que estén configurados o conectados, sino también de que tengan un ritmo en su día y contacto con los demás. Pregúntese: “¿Qué puedo hacer para asegurarme que esta transición repentina y rápida funcione para mi equipo?”

¿Cómo deberían suceder las revisiones de avance? ¿Como un grupo? ¿Uno a uno? ¿Por teléfono? ¿Por videollamada?

Antes que nada, se debe tener una conversación con todo el grupo sobre la nueva situación. Algo como: “Hola, amigos, es un mundo diferente. No sabemos cuánto durará esto. Pero quiero asegurarme de que todos sientan que tienen lo que necesitan”. A esto debe seguir un “kick-off” del equipo para impulsar esta nueva forma de trabajo. Determinen: ¿Con qué frecuencia deberán estar comunicados? Debe ser video, teléfono, Slack / Jive / Yammer. Si no están utilizando uno de esos sistemas, ¿deberían? ¿Cuál es la mejor manera de trabajar juntos? Debe ayudar a las personas a comprender cómo hacer un trabajo remoto y darles la confianza de que funcionará.

Una vez que se resuelvan estas dudas, reúnase con su grupo al menos una vez por semana. En un entorno remoto, la frecuencia de contacto no puede disminuir. Si está acostumbrado a tener reuniones, continúe haciéndolo. De hecho, el contacto probablemente debería aumentar para todo el equipo y sus miembros. Los empleados más nuevos, los que trabajan en proyectos críticos y las personas que necesitan más contacto requerirán personal adicional. Recuerde también que puede hacer cosas juntas de manera divertida y virtual: happy hour, coffee breaks y almuerzo juntos. Todas estas cosas pueden ayudar a mantener las conexiones que tenía en la oficina. Existe una amplia investigación que muestra que los equipos virtuales pueden ser completamente iguales a los que comparten ubicación en términos de confianza y colaboración. Solo se requiere disciplina.

¿Cómo afecta el trabajo desde casa a la salud psicológica? ¿Qué pueden hacer los empleadores para asegurarse de que las personas se mantengan enfocadas, comprometidas y felices?

Las personas van a perder las pláticas espontaneas en el garrafón del agua, o en el café cuando se trabaja de manera remota. Estas son en realidad partes importantes de la jornada laboral que tienen un impacto directo en el desempeño. ¿Cómo los creamos virtualmente? Para algunos grupos y personas, será constante la mensajería instantánea. Para otros, serán conversaciones telefónicas o videoconferencias. Algunas personas pueden querer usar WhatsApp. Un gerente puede alentar ese tipo de puntos de contacto para la salud psicológica. La gente no podrá resolver estas cosas de manera orgánica. Tiene que entrenarlos. Un consejo más: ejercicio. Es crítico para el bienestar mental.

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¿Cuáles son las tres cosas principales que los líderes pueden hacer para crear una buena cultura remota?

Hay más de 10,000 libros en inglés en Amazon sobre ambientes virtuales y cómo liderar de forma remota o a distancia. ¿Por qué es eso? Porque esto es muy difícil de hacer, y los gerentes tienen que trabajar activamente en ello. Número uno, asegúrese de que los miembros del equipo constantemente sientan que saben lo que está sucediendo. Debe comunicar lo que está sucediendo a nivel organizacional porque cuando están en casa, sienten que han sido extraídos de la nave nodriza. Se preguntan qué está pasando en la empresa, con los clientes y con objetivos comunes. La comunicación es extremadamente importante. Hay que enviar más correos electrónicos, compartir más.

Durante este período, las personas también comenzarán a ponerse nerviosas por los objetivos y los resultados. Tendrá que asegurarse de que sientan que van a estar bien. Otra cosa es asegurarse de que ningún miembro sienta que tiene menos acceso a usted que otros. En casa, la imaginación de las personas comienza a enloquecer. Por lo tanto, debe ser accesible y estar disponible para todos por igual. Finalmente, cuando organice sus reuniones grupales, busque la inclusión y equilibre el tiempo de participación para que todos se sientan vistos y escuchados.

¿Cómo afectarán estos cambios a la productividad?

La productividad no tiene que bajar en absoluto. Se puede mantener, incluso mejorar, porque los desplazamientos y las distracciones de la oficina se han ido. Por supuesto, es posible que esté en casa con su pareja o sus hijos y será necesario resolver esos problemas. Otro problema podría ser su capacidad para resolver problemas rápidamente cuando no puede reunirse en persona, en tiempo real. Eso podría crear demoras. Pero aparte de eso, la productividad no debería de disminuir. Hay evidencia sólida de esto.

Si las políticas de distanciamiento social continúan por un tiempo, ¿cómo medir la productividad de sus empleados y eventualmente revisar su trabajo?

Le diré esto a todos los gerentes: hay que confiar en sus empleados. Esta es una era y una época en la que debemos prestar atención al consejo de Ernest Hemingway: “La mejor manera de averiguar si puedes confiar en alguien es confiar en ellos”. No puedes ver lo que hace la gente. Pero equípelos de la manera correcta, entrégueles las tareas, verifíquelos como siempre lo ha hecho y espere que produzcan de la manera que usted desea. No puede supervisar el proceso, por lo que su revisión deberá basarse en los resultados. Pero no hay razón para creer que, en este nuevo entorno, las personas no harán el trabajo que se les ha asignado. El trabajo remoto ha existido por mucho tiempo. Y hoy tenemos todas las tecnologías que necesitamos no solo para trabajar sino también para colaborar. Tenemos herramientas de redes sociales para toda la empresa que nos permiten almacenar y capturar datos, tener conversaciones de uno a muchos, compartir las mejores prácticas y aprender.

Acerca de las reuniones virtuales. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas, más allá de los consejos generales para aclarar su propósito, hacer circular una agenda, preparar a las personas recibir la llamada, y así sucesivamente?

Primero, debes tener algunas reglas básicas explícitas. Ejemplo: “Amigos, cuando tenemos estas reuniones, lo hacemos de una manera agradable, apagamos los teléfonos, no revisamos los correos electrónicos o las tareas”. Recomiendo que sea videoconferencia de ser posible. Cuando las personas pueden verse, realmente hace la diferencia. Hay que confiar en las personas para seguir las reglas básicas.

Número dos, debido a que ya no tiene conversaciones en el garrafón donde se servían agua, y las personas pueden estar aprendiendo cómo trabajar desde casa, dedique los primeros seis a siete minutos de una reunión a actualizarse de manera social. No vaya directamente a los puntos de su agenda. En lugar de eso pregunte a todos: “¿Cómo están?” Comience con quien sea la persona más nueva o de menor estatus o la que generalmente habla menos. También debe compartir, para fomentar el comportamiento. Después de eso, presente los puntos clave de los que desea hablar y nuevamente deje claro lo que desea ver, ya sea conectarse, hacer preguntas o incluso simplemente usar su tecnología preferida.

Por último, debe hacer un seguimiento de estas reuniones virtuales con comunicación redundante para asegurarse de que las personas lo hayan escuchado y que estén de acuerdo con el resultado. Supongamos que tiene una video conferencia sobre un tema. Dele seguimiento con un correo electrónico o un mensaje de Slack. Debe tener múltiples puntos de contacto a través de varios medios para continuar el rastro de la conversación.

¿Cómo tener conversaciones altamente complejas o cargadas de emoción cuando las personas no están cara a cara?

Solo puede plantear uno o dos de estos temas porque no tiene el tiempo ni la oportunidad de resolver las cosas después de la reunión. No puede simplemente caminar a las oficinas de las personas para hacer un seguimiento. Por lo tanto, sea muy atento con lo que menciona, cuándo y cómo lo hace. Pero aún puedes tener estas conversaciones. Permitir que las personas no estén de acuerdo para agudizar el pensamiento del equipo es algo muy positivo. A veces, en entornos virtuales, las personas no se sienten psicológicamente seguras, por lo que no pueden hablar cuando deberían. Por lo tanto, es posible que incluso desee crear o modelar un poco de desacuerdo, siempre sobre el trabajo, las tareas o los procesos, nunca algo personal.

A la luz del cierre de varias guarderías y escuelas, ¿cómo abordar el tema de los niños?

Los líderes deben estar preparados para esta conversación y para ayudar a las personas a pensar en esos temas. La confusión de los límites entre el trabajo y el hogar nos ha llegado repentinamente, por lo que los gerentes deben desarrollar las habilidades y políticas para apoyar a sus equipos. Esto podría implicar ser más flexible sobre las horas en que trabajan los empleados. No tiene que almorzar a las 12 p.m. Puedes pasear a su perro a las 2pm. Las cosas son mucho más fluidas, y los gerentes solo tienen que confiar en que los empleados harán todo lo posible para hacer su trabajo.

¿Qué consejo hay para las personas en funciones orientadas al cliente?

Haga exactamente lo mismo, llamadas e interacciones, pero de manera virtual. Aquí, es aún más importante usar medios visuales. Tome lo que sea que estés haciendo cara a cara y sigue haciéndolo. Tal vez no pueda ir a comer o cenar, pero puede hacer mucho. Sea creativo.

Si a pesar de sus mejores esfuerzos, un empleado está luchando, no está concentrado, y se siente solo, ¿qué puede hacer?

Cuando vea los signos, como el recibir menos correos electrónicos o más inhibición en las conversaciones grupales, hable con ellos. Aumente el contacto y aliente a otros a hacerlo también. Comprenda dónde están y consígales lo que necesitan. Las organizaciones también deben asegurarse de contar con servicios de asistencia a los empleados en este momento. Cuando de repente le quitas las rutinas regulares a las personas y la conexión con otros, algunos tendrán dificultades y necesitarán ayuda adicional. Agregaría que cada CEO de cada organización necesita ser mucho más visible en este momento, a través de videoconferencias o grabaciones para dar confianza a las personas, calmarlas y ser curanderos o dadores de esperanza.

¿Esta crisis cambiará la forma en que todos los equipos y organizaciones operen en el futuro?

Creo que va a ampliar sus repertorios. Las organizaciones, los equipos y las personas experimentarán más con el trabajo virtual. Muchos de ellos siempre han querido probarlo como una forma de expandir su alcance o fuerza laboral. No es que la gente vaya a adoptar permanentemente este nuevo formato de trabajo, pero esta experiencia ampliará la capacidad de todos. Un aspecto positivo en este lío en el que nos encontramos, es que estamos desarrollando ciertas habilidades que podrían ser útiles en el futuro. Esa es mi mayor esperanza.

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