En estos días la gente dice que la comunicación es muy importante. En diversas partes del mundo el concepto de oficina cerrada está obsoleto y la gente ahora trabaja en distintas locaciones remotas o en oficinas de plan abierto para estimular la comunicación. El resultado es que hay más ideas y más innovación.
En Japón, un número de oficinas cada vez mayor apunta a estimular la comunicación al pasar de una oficina con escritorios asignados a espacios flexibles con asientos. Por ejemplo, cuando Yahoo trasladó su oficina central a Tokyo Garden Terrace Kioicho en 2016, la compañía introdujo asientos flexibles en escritorios aleatoriamente dispuestos para fomentar más comunicación.
Adoptar este tipo de diseño aumenta las oportunidades de hablar con personas con las que no había comunicación antes.
Worker’s Resort se dio a la tarea de realizar un estudio sobre el impacto de la comunicación en la satisfacción de los empleados.
En el estudio participaron 400 empleados en Japón. De estos, el 13.8% era de rango administrativo alto, el 23.5% de rango administrativo medio y el 62.8% de rango operativo.
El estudio se centró en los siguientes tres puntos de vista:
- ¿Hasta qué punto siente que se comunica correctamente con las personas relevantes de la empresa?
- ¿Participa en actividades (que no sean trabajo) fuera de la empresa?
- ¿Está contento en la empresa?
El nivel de satisfacción se midió arbitrariamente según el promedio de las siguientes diez preguntas:
- ¿Siente que la dirección y la visión de la empresa se comparte en los departamentos y los equipos?
- ¿Siente que las personas en la empresa son consideradas, se saludan de manera regular y han establecido una buena relación con los demás?
- ¿Siente que las personas han establecido relaciones de apoyo mutuo con respecto a la carga psicológica y el estrés?
- ¿Cree que las normas y regulaciones de la empresa han permeado a toda la organización?
- ¿Cree que las personas en la empresa generan nuevas ideas y hacen un esfuerzo regularmente?
- ¿Puede expresar sus propios pensamientos y sentimientos de manera franca en la empresa?
- ¿Se sientes digno de sus compañeros de trabajo?
- ¿Sientes que sus logros y su trabajo son valorados?
- ¿Siente que ha contribuido a la empresa?
- ¿Siente que podría continuar trabajando en la empresa a largo plazo?
Cuanto mejor sea la comunicación entre los empleados de la empresa, mayor será su satisfacción
Cuanto mejor sea la comunicación entre los empleados en general, mayor será el grado de satisfacción con sentido de contribución a la organización. Entre los encuestados que dijeron que la comunicación era excelente, el 46% señaló que estaba extremadamente satisfecho con su trabajo, seguido por el 46% que dijo que estaba relativamente satisfecho. Entre los encuestados que dijeron que la comunicación era relativamente buena, el grupo más grande (61%) dijo que estaba satisfecho, seguido por el 29% que dijo que no estaba muy satisfecho.
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Por otro lado, la encuesta encontró que la satisfacción era baja cuando las personas sentían que había problemas con la comunicación. Entre los encuestados que informaron problemas en la comunicación, el 58% no estaba muy satisfecho y el 25% estaba relativamente satisfecho. Entre los encuestados que dijeron que no hay ninguna comunicación, el grupo más grande (79%) estaba totalmente insatisfecho, seguido por el 19% que dijo que no estaba muy satisfecho. Los resultados indican que no hay diferencia en la percepción conforme al número de empleados de la organización o posición en la empresa.
Luego, se hizo un análisis detallado de qué tipos de comunicación influyen en la satisfacción de los empleados.
La comunicación con el departamento es clave para la satisfacción.
Sobre la base de los resultados de la encuesta, es claro que la comunicación dentro del propio departamento tiene el mayor impacto en la satisfacción que la comunicación con otros departamentos y colegas. Entre los encuestados que dijeron que la comunicación con sus superiores era excelente, el 74% estaba satisfecho, mientras que la tasa de satisfacción fue del 79% entre los encuestados que dijeron que la comunicación con sus subordinados era excelente.
En contraste con estos altos valores, hay una gran brecha en la satisfacción con los encuestados que dijeron que no había ninguna comunicación con sus superiores (19% de satisfacción), y los que dijeron que no había ninguna comunicación con sus subordinados (15% de satisfacción). Esto es probablemente porque la comunicación dentro del propio departamento es indispensable para el trabajo.
En lo que respecta a la comunicación con otros departamentos, la brecha de satisfacción es pequeña en comparación con el propio departamento, y no hay un impacto importante. Probablemente esto se deba a que la falta de comunicación con otros departamentos tiene un impacto directo menor en el trabajo. Sin embargo, esta no es razón para descuidar la comunicación con otros departamentos y colegas. En comparación con sus propios departamentos, hay un alto grado de satisfacción entre los encuestados que dijeron que la comunicación con el personal directivo en otros departamentos es buena (78% de satisfacción), y los encuestados que dijeron que la comunicación con el personal subalterno en otros departamentos es buena (84 % de satisfacción).
El punto más importante es introducir medidas para garantizar una buena comunicación dentro del departamento. Un plan que genere comunicación con otros departamentos mejorará aún más la satisfacción.
El siguiente diagrama muestra el impacto de la comunicación 360° en la satisfacción de los empleados. Las figuras que irradian desde el centro son los objetivos de comunicación. Las líneas verticales indican relaciones verticales, y las líneas horizontales relaciones horizontales. Cuanto más lejos del centro, mejor será la comunicación con los compañeros en el trabajo.
La satisfacción de los empleados es alta en las personas que participan en actividades fuera de la empresa.
Como resultado de preguntar acerca de la participación en actividades fuera de la empresa, la encuesta encontró que la satisfacción fue del 58% entre los que participaban en actividades y del 49% entre los no participaban. En lugar de sentirse obligados, muchas personas mencionaron razones constructivas para su participación, como el crecimiento personal, el voluntariado o la ampliación de perspectivas.
