Organizaciones como Forbes, Gallup, Fortune, Gartner, Deloitte y Harvard Business Review son reconocidas a nivel internacional por ser pilares de conocimiento y buenas prácticas en el contexto empresarial y de negocios. Todas ellas dedican una gran parte de sus recursos a la investigación y al análisis constante de las condiciones por las que atraviesan las empresas en la actualidad. Una realidad muy clara en la cual la mayoría de éstas convergen es en la brecha que existe entre la planeación y la ejecución de la misma.
Actualmente alrededor del 65% de las empresas cuenta con una «planeación estratégica» de lo que quisiera hacer de su futuro sin embargo sólo el 10% logra ejecutarla efectivamente. Esta falla de ejecución está directamente ligada con la desconexión que existe entre la estrategia y el personal de la organización.
La gran mayoría de las veces los empleados no están ni siquiera al tanto de los objetivos que persigue la organización. Dado que la alta dirección jamás comunica la estrategia, el personal no tiene idea de como forman parte de ella. No basta con llevar a cabo una sesión de planeación estratégica y desarrollar toda una carpeta de documentos que detallan los objetivos globales junto con sus iniciativas para lograr resultados. De nada nos sirve si no involucramos a todo el equipo en el diseño y la ejecución de los planes.
Es de vital importancia comunicar los objetivos globales a perseguir así como desmenuzar estos objetivos estratégicos en objetivos de departamentos, que a su vez se desmenuzarán en objetivos individuales para cada uno de los colaboradores. Es hasta este punto donde un empleado puede realmente comprender cuál es su papel y el de su equipo en el logro de objetivos y resultados.
Esto no solo brinda claridad y enfoque en el empleado sino que también genera un alto sentido de pertenencia. Hace que la persona se sienta incluida, involucrada y relevante para la organización.
Ahora, una cosa es contar con un plan para lograr algo y otra cosa muy distinta es ejecutar el plan y que funcione. Aunque la planeación estratégica y la administración del desempeño están íntimamente ligadas, cada una tiene implicaciones muy diferentes.
Cuando se trata de llevar a ejecución la planeación estratégica hay que tener en mente que se trata de alinear los esfuerzos de todo el personal con la estrategia planteada. Una vez que se tiene en claro que objetivos perseguirá cada colaborador de la organización es momento de dar paso a la administración del desempeño para evitar que el barco se salga de curso y así poder alcanzar los objetivos planteados en el tiempo previsto.
Es importante señalar que la correcta implementación de un proceso completo de administración del desempeño conlleva diversas etapas y que el descuidar alguna de ellas puede dar pauta a que el proceso no sea exitoso y en consecuencia no se logren alcanzar los resultados esperados. Una situación que comúnmente sucede es que perdemos de vista que el centro de todo esto son las personas y que así como se les da la responsabilidad de cumplir objetivos se les deberá de proporcionar de igual manera las herramientas necesarias (capacitación, entrenamiento y coaching) para lograrlos.
Administración del desempeño
Si pudiéramos plasmar en una imagen sencilla el proceso general para administrar el desempeño esta se vería así:
Podemos dividir todo el proceso en 4 grandes etapas que forman un ciclo continuo de alineamiento y mejora:
- Definición de la estrategia
- Evaluación y diagnóstico
- Desarrollo de capital humano
- Implementación del aprendizaje
Definición de la estrategia
Esta etapa como ya lo hemos mencionado tiene como objetivo definir y establecer los objetivos globales que la organización perseguirá para brindar claridad al personal sobre sus esfuerzos. Es durante esta etapa que se lleva a cabo la planeación estratégica, se revisa el organigrama de la organización, se desarrollan o se actualizan los perfiles de puesto, y se definen las tanto las competencias institucionales como las funcionales. La etapa de definición de la estrategia es el soporte completo sobre el que recae todo el proceso de la administración del desempeño.
Evaluación y diagnóstico
Una vez que están definidos los parámetros base sobre lo que la organización considerará éxito se puede iniciar con los procesos de diagnóstico. Es a través de estas evaluaciones que se obtiene un panorama sobre la realidad actual de la organización. Los resultados que brinda esta etapa permiten el revelado de las áreas críticas y de oportunidad donde deberá de trabajar la empresa a nivel organizacional, así como las áreas individuales donde deberá trabajar cada colaborador. Es importante señalar que existen diversos tipos de evaluaciones que se pueden implementar durante esta etapa. Todo dependerá de lo que la organización este buscando obtener en un momento en particular. Algunos ejemplos de esto son:
Desarrollo de capital humano
La etapa de desarrollo del capital humano, como su nombre lo dice, tiene como objetivo desarrollar las capacidades y fortalecer al personal. Una vez que se cuenta con los resultados de la etapa de evaluación y diagnóstico y se han hecho las interpretaciones correspondientes se debe de diseñar un plan de capacitación y entrenamiento que esté alineado con la estrategia y los objetivos a perseguir. Este plan deberá de detallar las áreas en las que se enfocarán las capacitaciones, así como cuales colaboradores participaran. Es muy importante no perder de vista la estrategia global de la empresa para no desperdiciar recursos en capacitaciones y entrenamientos que no acercarán a la organización al logro de las metas planteadas.
Gracias al avance de las tecnologías de la información los programas de entrenamiento y capacitación nunca han estado más al alcance que ahora. Las empresas ya no solo están atadas a recibir entrenamiento y capacitación presencial. Varias instituciones brindan la oportunidad de tomar sus programas, seminarios, diplomados y hasta maestrías completas a través de sus plataformas de educación el línea. De igual manera muchos consultores ofrecen la posibilidad de proveer sus servicios a través de reuniones virtuales y/o videoconferencias.
Implementación del aprendizaje
Esta es una etapa que las organizaciones muchas veces pasan por alto y omiten. Es de suma importancia que se reconozca su lugar en el ciclo y que se esté consciente de su razón de ser. Una vez que una persona concluye una etapa de entrenamiento y capacitación es imposible que genere resultados inmediatos. Es necesario brindar a la persona el tiempo suficiente así como las condiciones necesarias para que pueda poner en práctica lo aprendido.
Es hasta que concluye esta etapa que se puede volver a correr la etapa de evaluación y diagnóstico para medir la eficacia de los programas de capacitación que se impartieron.
Conclusión
Estas 4 grandes etapas describen un proceso completo de administración del desempeño. Para que una empresa logre implementar de manera exitosa un proceso de administración del desempeño deberá de cruzar por cada una de estas etapas en el orden correcto en los momentos adecuados. Una tarea que no es nada sencilla pero que sin embargo devuelve grandes dividendos y recompensas para las empresas que tienen la disciplina y el temple de llevarlo a cabo.
