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Cómo hacer que las personas realmente participen en las reuniones virtuales


En estos días es difícil lograr que las personas presten atención en las juntas, pero cuando las personas no están en la misma sala, puede resultar incluso más difícil. Es particularmente molesto cuando haces una presentación de nueve minutos, haces una pausa para una reacción esperada y recibes: “No estoy seguro de si te entiendo”, que bien podría significar: “Estaba bañando a mi gato y no pensé que me preguntarías algo”.

Seamos realistas, la mayoría de las juntas siempre han sido una monserga porque comúnmente hay poco o nulo compromiso. Cuando estamos juntos en una habitación compensamos con el contacto visual. Los participantes se sienten obligados a fingir interés (incluso si están mirando sus teléfonos). En situaciones en las que no se puede exigir atención con los ojos, debemos aprender a hacer lo que debimos haber dominado hace mucho tiempo: crear un compromiso voluntario. En otras palabras, crear oportunidades estructuradas para que los asistentes participen de manera plena.

Hay cuatro razones generales para convocar a una reunión:

  1. Influir en otros
  2. Tomar decisiones
  3. Resolver problemas
  4. Fortalecer las relaciones

Como todos estos procesos son activos, los asistentes pasivos en una reunión rara vez son efectivos. La condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, es la participación voluntaria.

Harvard Business ha pasado los últimos años estudiando sesiones de capacitación virtual para comprender por qué la mayoría de las reuniones virtuales llevaron a los grupos a un estado de coma. Al hacerlo, descubrieron y probaron cinco reglas que conducen a resultados predeciblemente mejores. En un estudio que realizaron, al comparar a 200 asistentes de una experiencia cara a cara con 200 de una experiencia virtual, descubrieron que cuando se aplican estas reglas, el 86% de los participantes reportaron niveles de involucramiento tan altos o más altos que los de las reuniones cara a cara.

Después de haber aplicado estas reglas con más de 15,000 participantes, esto es lo que funciona:

Tomemos a Raúl, un gerente de nivel medio, que está a punto de dirigir una presentación virtual de 15 minutos a 16 de sus compañeros que están dispersos en distintas ubicaciones geográficas. Su objetivo es convencerlos de que deben identificar algunas oportunidades de ventas globales en cada una de sus cuentas regionales, y luego buscar concretarlas. Para evitar una conferencia pasiva e involucrar al grupo, planea usar 18 diapositivas. Aquí están las reglas que Raúl debe seguir.

1. La regla de los 60 segundos.

Primero, nunca involucre a un grupo para resolver un problema hasta que lo hayan sentido. Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. Puede compartir estadísticas impactantes o provocativas, anécdotas o analogías que dramaticen el problema. Por ejemplo, Raúl podría compartir una estadística que muestra el tamaño promedio de los acuerdos globales de un competidor que provoca una sensación de inferioridad con el grupo. Podría compartir una anécdota sobre un cliente frustrado que dejó de comprar porque el equipo no pudo ofrecer mejores precios y soporte. O bien, podría involucrar las emociones al hacer una analogía con las ballenas que se alimentan de manera mucho más efectiva cuando trabajan juntas para rodear grandes escuelas de krill, y luego se turnan para atiborrarse del festín. No importa qué táctica use, su objetivo es asegurarse de que el grupo comprenda con empatía el problema (u oportunidad) antes de intentar resolverlo.

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2. La regla de responsabilidad.

Cuando las personas ingresan a cualquier entorno social, trabajan implícitamente para determinar su rol. Por ejemplo, cuando se ingresa a una sala de cine, inconscientemente se define un papel de observador: está allí para entretenerse. Cuando se ingresa a un gimnasio, eres un actor, estás allí para hacer ejercicio. La mayor amenaza para el involucramiento en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo tomen inconscientemente el papel de observadores. Muchos ya definieron felizmente su papel de esta manera cuando recibieron la invitación a la reunión. Para contrarrestar esta decisión implícita, genere una experiencia de responsabilidad compartida al principio de su presentación. No lo haga diciendo: “Ok, quiero que esto sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos ustedes se involucren “. Eso rara vez funciona. En cambio, genere una oportunidad para que asuman una responsabilidad significativa. Esto se hace de mejor manera usando la siguiente regla.

3. La regla de ningún lugar para esconderse.

La investigación muestra que una persona que parece tener un ataque cardíaco en un metro tiene menos probabilidades de obtener ayuda mientras más personas haya en el tren. Los psicólogos sociales se refieren a este fenómeno como difusión de responsabilidad. Si todos son responsables, entonces nadie se siente responsable. Evite esto en su reunión asignando tareas a las personas en las que puedan participar de manera activa para que no haya ningún lugar para esconderse. Defina un problema que se pueda resolver rápidamente, cree grupos de dos o tres personas máximo y bríndeles un medio para comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, mensajes de audio). Si estás en una plataforma de reunión virtual que permite grupos separados, úselos generosamente. Deles un marco de tiempo muy limitado para asumir una tarea muy estructurada y breve. Por ejemplo, tres minutos después de iniciar, Raúl podría decir algo como: “La siguiente diapositiva muestra quién será tu compañero. Quiero que tomen dos minutos en su grupo de trabajo para identificar un remordimiento, quizás un cliente con el que cree que podría haber tenido un contrato mucho más grande si hubiéramos trabajado mejor juntos en los últimos 12 meses “. Luego, podría pedirles a todos que escriban sus respuestas en el chat y/o llamar a uno o dos para compartir su ejemplo por teléfono.

4. La regla MVP.

Nada es más efectivo para desconectar a un grupo que asaltarlos con diapositivas tras diapositivas de datos adormecedores organizados en viñetas infinitas. No importa cuán inteligente o sofisticado sea el grupo, si su objetivo es el mejorar el compromiso, debe mezclar hechos e historias. Determine el número mínimo de diapositivas (PowerPoint MVP) que necesitan. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos que necesita para informar e involucrar al grupo. No agregue una sola diapositiva más. Un beneficio adicional de esta regla es que le obliga a involucrar a los asistentes. Si tiene demasiadas diapositivas, se siente esclavizado a pasar por todas. Si Raúl tiene 18 minutos para hacer su trabajo, 15 diapositivas son demasiadas. Debería poder presentar su caso con una o dos diapositivas, luego usar diapositivas adicionales para realizar las tareas basándose en las reglas anteriores.

5. La regla de los 5 minutos.

Nunca pase más de 5 minutos sin darle al grupo otro asunto para resolver. Los participantes están en habitaciones dispersas aquí y allá con docenas de distracciones tentadoras. Si no mantiene una expectativa continua de participación significativa, se retirarán a ese atractivo papel de observador, y tendrá que esforzarse para recuperarlos. En su presentación de 15 minutos, Raúl debería tener 2-3 oportunidades breves de participación que estén bien definidas y sean significativas. Por ejemplo, podría concluir su presentación con una lista de opciones generada por el grupo y luego descartar una a través de una votación para determinar la opinión del equipo sobre dónde comenzar.

La verdad es que estas reglas ya deberían ser naturales, sin importar qué tipo de reunión esté liderando. Pero hoy en día lo que está en juego es aún mayor cuando los miembros del equipo están fuera de la vista y sus mentes son libres de deambular. Seguir estas cinco reglas cambiará dramática e inmediatamente la productividad de cualquier reunión virtual.

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