evaluación de desempeño

4 KPI’s para medir tu proceso de administración del desempeño


Para lograr alcanzar los objetivos principales de un proceso exitoso de administración del desempeño (compromiso, retención y productividad) es necesario primero generar pequeños hitos para trabajar y medir de continua.

La parte difícil de la administrar el cambio es que no es algo que sucede de la noche a la mañana, especialmente cuando se trata de renovar un proceso de décadas de antigüedad.

Medir el impacto de un nuevo sistema de administración del desempeño no es tan sencillo como medir el impacto de un nuevo sistema de contabilidad o una herramienta de servicio al cliente, pero tampoco es imposible de evaluar. Es importante recordar que el tiempo es dinero, por lo que incluso si su objetivo es ahorrar tiempo en las evaluaciones de desempeño o incrementar el tiempo dedicado a la capacitación, hay formas de asignarle un valor en dinero.

El primer paso es identificar las razones detrás de la baja participación, de la productividad y la rotación del personal. Una vez identificado éstas razones se pueden plantear los siguientes cuatro hitos:

Objetivo #1 Medir la participación

Completar las evaluaciones de desempeño puede ser un obstáculo. A menudo toman mucho tiempo para completar y nunca hay un momento en el que absolutamente todos estén en la oficina. Una de las principales ventajas de cambiar a una herramienta de administración del desempeño es que, a diferencia de Google Docs o de los procesos tradicionales de papel y lápiz, permite una mayor flexibilidad y una experiencia completamente centrada en el usuario.

Con esta experiencia de usuario mejorada, se alienta a los participantes a lograr el objetivo de alcanzar al menos una tasa de cumplimiento del 80% durante la primera revisión. Cuantas más personas participen en el proceso, más cerca se encontrará la organización de sentir los beneficios completos de una experiencia mejorada de administración del desempeño.

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Objetivo #2 Optimizar el proceso de RH

Otro beneficio de pasar de un proceso manual basado en papel y lápiz, o incluso basado en documentos de Google,  a una herramienta es que se reduce el tiempo que le lleva a Recursos Humanos administrar, procesar y devolver los resultados. De igual manera, también reduce el tiempo que les lleva a los gerentes y empleados completar las evaluaciones. Esto puede significar reducir el proceso de 2 meses a tan solo 2 semanas. Si su objetivo a largo plazo es aumentar la productividad, ahorrar tiempo en las revisiones de rendimiento puede tener un impacto importante.

Reduciendo el tiempo de procesamiento de la información…

La retroalimentación es más efectiva cuando se entrega de manera oportuna. Si pasa demasiado tiempo entre el momento en que se da y el tiempo en que se recibe, puede reducir en gran medida el posible impacto que esta puede tener.

Para calcular esto, simplemente compare el tiempo en días que tardó en completar las evaluaciones de desempeño usando el proceso anterior con el tiempo que tarda ahora con la nueva herramienta.

(Sistema antiguo: fecha de finalización – fecha de inicio) – (Nuevo sistema: fecha de finalización – fecha de inicio) = x días ahorrados

Reduciendo el tiempo para completarla…

En un estudio interno, Adobe descubrió que sus gerentes gastaban 17 horas por empleado en revisiones de desempeño. Para calcular sus posibles ahorros, comience enviando una encuesta para ver cuánto tiempo están gastando actualmente los gerentes de su organización en revisiones de desempeño. Reste esta cifra a la cantidad de tiempo que los gerentes gastan usando la nueva herramienta. Luego, multiplique esto por el salario promedio de los gerentes para obtener su objetivo.

(Promedio de tiempo dedicado a un proceso anterior) – (promedio del tiempo dedicado al nuevo proceso) = horas ahorradas

(horas ahorradas) x (Promedio de salario de los gerentes por hora) = $ ahorrado

Objetivo #3 Incrementar el numero de retroalimentaciones del equipo

Simplemente aumentar la cantidad de retroalimentación que los gerentes dan a su equipo puede ayudar a aclarar las expectativas, brindar consejos oportunos y celebrar los logros en el momento. El 43% de los empleados altamente comprometidos reciben retroalimentación al menos una vez a la semana. Sin embargo, en un estudio realizado por OfficeVibe el 65% de los empleados declararon activamente que querían más retroalimentación de los que recibían actualmente.

La retroalimentación de los gerentes no solo aumenta el compromiso de los empleados, sino que también juega un papel clave en la creación de nuevos hábitos del equipo. Cuantos más gerentes provean su retroalimentación con su equipo, más probable será que los empleados compartan su retroalimentación entre ellos.

Establezca un objetivo de retroalimentación con. Si la retroalimentación continua es completamente nueva para su empresa, comience estableciendo el objetivo de compartir al menos un proceso de retroalimentación con cada miembro del equipo cada mes. Luego, incremente a cada 2 semanas.

Objetivo #4 Mejorar la calidad de la retroalimentación

La introducción a una herramienta de administración del desempeño es un gran facilitador para mejorar la experiencia del proceso de retroalimentación, pero el hecho de recibir más comentarios no es suficiente. Es esencial también ayudar a las personas a aprender a dar retroalimentación de manera más efectiva. Según una encuesta de Trinet y Wakefield, el 59% de los empleados se han quejado de que su gerente no estaba preparado para dar retroalimentación.

Para medir la efectividad de su capacitación enfocada a retroalimentación, después de concluir un proceso de retroalimentación realice una muy breve encuesta donde pregunte: “¿Fue útil la retroalimentación que recibió?”

Establezca un objetivo de cuánto desea que mejore esta respuesta cada trimestre. ¿Quieres ver un aumento del 10% en las respuestas positivas? Mientras más tiempo dedique a capacitar a su empresa sobre cómo dar y recibir retroalimentación de manera efectiva, más rápido verá aumentar este número.

Si ya está realizando una encuesta de compromiso trimestral, considere incluir esta pregunta en la encuesta.

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