Dar retroalimentación puede ser un desafío, especialmente cuando tiene algo crítico que decir. ¿Con qué frecuencia se encuentra en el dilema de decir algo o dejarlo pasar?

La retroalimentación constructiva puede ayudar a sus colegas a mejorar y enriquecer las relaciones en su equipo. En consecuencia, puede llevar el rendimiento de todos a un nivel superior. Sin embargo, la retroalimentación solo funciona si los destinatarios están dispuestos a aceptarla y trabajar en ella, cosa que no sucede automáticamente.

Aquí hay una fórmula clásica para dar retroalimentación, que debería ayudar a transmitir su mensaje y es hará más probable que sea aceptado:

Fórmula: Situación – Comportamiento – Impacto – Pasos siguientes

Puede usar esta fórmula para hacer que la retroalimentación positiva y constructiva sean más impactantes, pero dado que a las personas les resulta más difícil dar retroalimentación constructiva, esto es en lo que nos estamos enfocando.

Digamos que descubre que uno de sus colegas interrumpe regularmente a otros y está comenzando a causar fricciones. Otras personas lo han mencionado, y desea cortarlo de raíz antes de que se convierta en un problema.

Situación

Comience por enmarcar el contexto de la retroalimentación. Dele a su colega un punto de referencia: un ejemplo específico de cuándo pueden haber demostrado el comportamiento en cuestión. Por ejemplo, hágales saber que se está refiriendo específicamente a lo que sucedió durante la reunión del equipo el día anterior, en lugar de comentar sobre sus interacciones generales con los demás (aunque puede tener más de un ejemplo).

Comportamiento

Describa el comportamiento de manera clara y objetiva. Concéntrese en las acciones que tomó su colega y no en su personalidad. Por ejemplo, puede decir: «Me di cuenta que durante la reunión de nuestro equipo, estabas tan entusiasmado con el tema que estábamos discutiendo que interrumpiste a José y a Diana varias veces».

Impacto

Ayude a su colega a comprender por qué está dando retroalimentación sobre este comportamiento describiendo su impacto. El comportamiento puede afectar a una o varias personas, o incluso a todo un equipo.

En el ejemplo anterior, el acto de interrumpir afecta repetidamente la contribución de José y Diana a la discusión. Puede darles la impresión de que sus contribuciones no son valoradas. También tiene un efecto en otros participantes que escuchaban a José y compromete el flujo de la reunión. Piense en el panorama general y elija el impacto que sea más relevante para mencionar.

Por ejemplo, el impacto es mayor cuando se habla del efecto en el grupo. “Después de que interrumpiste a José, la reunión se desvió. Hubiera sido mejor esperar hasta llegar a una solución y luego planear una nueva reunión en torno al punto que se planteó”.

Siguientes pasos

Ahora que ha superado la parte difícil de dar retroalimentación, no olvide ofrecer algunas sugerencias de lo que podrían hacer para mejorar. ¿Qué podrían hacer diferente la próxima vez?

Por ejemplo: «Tal vez la próxima vez podrías darle más tiempo a quien está hablando para que explique lo que está tratando de comunicar para que todos podamos entender su punto de vista. Esto también les ayuda a sentirse más seguros de contribuir en las discusiones. Es buena idea preguntarse si lo que está a punto de decirse será de valor en la discusión o será más perjudicial de lo necesario «.

Así que la próxima vez que estés a punto de dar retroalimentación recuerde:

Buena retroalimentación = Situación + Comportamiento + Impacto + Pasos siguientes

Más allá del contenido de la retroalimentación, el cómo se da es igual de importante. La forma en que transmite su mensaje tiene un efecto significativo en cómo se percibirá, así que asegúrese de elegir su lenguaje de manera adecuada. Por ejemplo:

Ofrecer declaraciones sugestivas

Hay tres estilos que puede adoptar para dar su opinión:

• En una declaración fuerte: Creo que la implementación fue defectuosa.
• En una pregunta: ¿Crees que hubo algún error con la implementación?
• En una declaración sugerente: Sugeriría algunos cambios en la implementación la próxima vez.

Considere con cuál se siente más cómodo, y lo más importante, el estilo al que cree que su colega respondería mejor.

Quizás te interese: Dominando la difícil plática de discutir el bajo rendimiento

Evitar la palabra «PERO»

A veces es tentador decir: «Creo que hiciste un buen trabajo, pero …» Puede pensar que esto está suavizando el golpe, pero su colega podría estar pensando: «¿qué pasa ahora?». Esto puede hacer que la gente se ponga rápidamente a la defensiva.

Cuando desee dar retroalimentación positiva y constructiva, intente enumerar sus puntos por separado. Por ejemplo:

“En primer lugar, tengo que decir que le explicaste las condiciones al cliente muy a fondo. Bien hecho.

En segundo lugar, tal vez sería mejor si intentas mantener la sesión de consultoría un poco más centrada. Encontré algunos detalles que podrían omitirse porque no eran relevantes en este caso. Te noté un poco perdido en ocasiones».

Usar el tiempo pasado

Debe de hacer referencia a un comportamiento específico en el pasado. El uso del tiempo presente implicaría que su colega demuestra este tipo de comportamiento todo el tiempo y hace que su retroalimentación suene demasiado genérica.

Use verbos

Los verbos son mejores que los adjetivos porque dejan menos espacio para la interpretación. Por ejemplo:

No diga: «Ayer fuiste grosero con un cliente».

Más bien diga: «Ayer alzaste la voz y usaste frases innecesariamente cortas con un cliente».

Recuerde usar el modelo de «situación, comportamiento, impacto» para que la persona entienda por qué eso fue un problema.

Sea consciente de su lenguaje corporal

Cuando brinde retroalimentación en persona, tenga en cuenta su lenguaje corporal. Evite gestos que puedan poner a los receptores ansiosos o a la defensiva.

1. No levante la voz: no está enojado, les está dando consejos para ayudarlos a mejorar.
2. No se cruces de brazos. No desea parecer cerrado a la conversación sobre la retroalimentación.
3. No frunza el ceño. No está allí para juzgar sino para brindar apoyo.

Para crear una atmósfera de apertura, mantenga un tono amigable y un lenguaje corporal abierto.

Conclusión

Muchas personas encuentran que dar retroalimentación constructiva es desalentador. Si recuerda utilizar la fórmula Situación – Comportamiento – Impacto – Pasos Siguientes, puede asegurarse de brindar retroalimentación constructiva y accionable que ayudará a sus colegas, gerentes o subordinados a mejorar su desempeño.